Van losse mappen en mailtjes naar één overzichtelijk systeem
Werk je nu met losse Excel-bestanden, PDF's en mailtjes verspreid over verschillende plekken? Wij bundelen die data in één gestructureerd, doorzoekbaar systeem.
Het probleem met verspreide documentatie
- Bestanden staan verspreid over mailboxen, schijven en losse mappen
- Terugvinden van de juiste versie kost telkens tijd
- Documentatie is niet doorzoekbaar en moeilijk te delen
- Nieuwe medewerkers moeten steeds vragen waar iets staat
- Bij vertrek of ziekte verdwijnt het overzicht met de persoon
Voor wie is dit
Deze dienst is gemaakt voor bedrijven waar documentatie nu verspreid staat over persoonlijke mappen, gedeelde schijven en mailboxen, en waar het lang zoeken is voordat je het juiste bestand terugvindt.
Vaak gaat het om bedrijven die zijn gegroeid zonder dat de manier van opslaan is meegegroeid. Er kwam een schijf bij, iemand begon een eigen mappenstructuur, en bijlagen bleven in de mail hangen. Het werkt nog, maar het kost elke week tijd en het is kwetsbaar zodra iemand wegvalt.
Hoe het werkt
Inventarisatie
We brengen in kaart welke bestanden en documenten je hebt, en waar die nu staan.
Structureren
We bundelen alles in één gestructureerd, doorzoekbaar systeem, ingericht op jouw bedrijf.
Basis voor automatisering
Eenmaal gestructureerd, vormt je documentatie meteen de basis voor verdere rapportage-automatisering.
Wat je krijgt
-
Eén gestructureerd, doorzoekbaar systeem voor al je documenten
-
Een logische, consistente mappenstructuur afgestemd op jouw bedrijf
-
Migratie van je bestaande bestanden naar het nieuwe systeem
-
Een basis die direct geschikt is voor verdere automatisering
Het resultaat
Eén centrale plek waar documenten gestructureerd en doorzoekbaar zijn, zodat je niet meer afhankelijk bent van wie toevallig weet waar een bestand staat. Deze basis maakt het bovendien makkelijker om later verdere automatisering toe te voegen.
Een goede basis voor slimmer werken
Documenten digitaliseren betekent meer dan bestanden verplaatsen. De waarde zit in een structuur die aansluit op de dagelijkse praktijk: duidelijke namen, logische categorieën en informatie die de juiste mensen snel kunnen vinden. Daardoor wordt overdracht eenvoudiger en blijft belangrijke kennis niet hangen bij één medewerker.
In de praktijk begint dat bij keuzes die saai klinken en veel schelen: één plek waar een document thuishoort, een naamgeving die je kunt voorspellen zonder te zoeken, en een vaste afspraak over wat er met een definitieve versie gebeurt. Wij leggen die keuzes vast en voeren de omzetting uit, zodat het niet iets wordt wat er ook nog even bij moet.
Een centrale documentstructuur maakt ook vervolgstappen mogelijk. Zo kunnen gegevens uit documenten worden gebruikt voor automatische rapportages, of kunnen systemen beter met elkaar samenwerken via systeemintegratie. We bepalen samen welke stap op dit moment de meeste waarde oplevert.
Klaar voor overzicht in je documentatie?
Plan een vrijblijvend gesprek en we denken mee over de beste aanpak. We reageren binnen 24 uur.
Plan een gesprek